לא פעם אני נשאל על ידי בעלי עסקים על ההבדל בין המסמכים החשבונאיים השונים, המאמר זה נסקור את המסמכים החשבונאים העיקריים, מתי מפיקים כל אחד מהם, מה ההבדלים ביניהם וכמובן איך ממלאים חשבונית באופן נכון
חשבונית עסקה:
מסמך זה הוא בסך הכל דרך לבקש תשלום מהלקוח, כמו שניתן לבקש מהלקוח תשלום בטלפון בהודעת וואטסאפ או שליחת פיתקית על דף ממו שבו מבקשים ממנו לשלם, מסמך זה אינו מסמך חשבונאי, לעיתים נקרא גם "חשבון חיוב".
חשבונית מס:
רק עוסקים מורשים או חברות בע"מ רשאים להוציא מסמך זה, ברגע שהוצאנו את המסמך הנ"ל (גם אם לא גבינו תשלום) אנחנו למעשה הצהרנו על הכנסה על כל המשתמע מכך, חייבים במע"מ על העסקה וזה מוכר כהכנסה במס הכנסה. חובה להוציא חשבונית מס עד כ 14 יום מרגע ביצוע העסקה!
לכן לפני שמוציאים מסמך זה יש לוודא שאכן הכל סגור.
- במידה ולקוח התחרט וביקש לבטל את העסקה לאחר שהוצאתם חשבונית מס, יש להוציא חשבונית מס זיכוי.
קבלה
ככלל, בכל מצב של העברת כסף מגורם אחד לאחר יש מסמך כנגד העברת הכסף, לדוגמה, קיבלתם משכורות אז… נכון קיבלתם תלוש שכר, השקעתם בחברה: קיבלתם תעודת מניה כנגד העברת התשלום וכו…
כך גם בעולם העסקי, בגין כל העברת תשלום (קבלת שק, העברה בנקאית, ביט, מזומן, כרטיס אשראי וכו…) מגורם אחד לשני יש להוציא קבלה (באופן מיידי).
- עוסקים פטורים, זה המסמך היחיד שעליכם להוציא, אתם לא מורשים להוציא חשבונית מס אלא רק קבלה בגין כל עסקה שהם גבו עליה תשלום, כמו כן ניתן גם לעוסק פטור להוציא חשבונית עסקה בגין דרישת תשלום.
8. איך כותבים חשבונית (או קבלה אצל עוסק פטור).
יש להקפיד על כמה כללים חשובים:
בחשבונית/קבלה
- צריך שיופיעו כל פרטי עסקיכם, שם העסק, מספר העוסק שלכם, כתובת, טלפון.
- מספר החשבוניות / קבלות שלכם חייב להיות ממוספר בסדר רץ!
- המקור ללקוח, והעתק נשאר אצלכם.
שלבי מילוי של חשבונית מס:
1. מילוי תאריך ליום קבלת התשלום / העברת הסחורה.
2. לכבוד לרשום את פרטי האדם שאיתו סגרנו את העסקה כולל ת.ז שלו או ח.פ של חברתו.
3. למלא את הפרטים של העסקה, מה מכרנו/ מה השריות שנתנו.
4. לציין את סכום העסקה, כולל הפרדה למרכיב המע"מ
5. חתימה – רלוונטי רק בחשבוניות ידניות, החשבוניות הדיגיטליות הם עם חתימה דיגיטלית.
במידה וקיבלנו תשלום כנגד העסקה, יש להפיק בגין זה מסמך קבלה, (ברגע שבעת ביצוע העסקה גם קיבלנו את התשלום ניתן להפיק חשבונית מס/ קבלה – במסמך אחד גם חשבונית וגם קבלה – לצורך נוחות).
- בקבלה נציין את אותם דברים כמו שציינו מעלה ובנוסף:
- צורת תשלום : צ'ק/ כרטיס אשראי/ העברה בנקאית (גם ביט), מזומן.
- פירוט התשלום, למשל אם שילמו לנו בשק אז לרשום את פרטי השק: מספר שק, תאריך פרעון, וכו…
- יש לציין את כל הסכום שהתקבל (אין להפריד את הסכום מרכיב המע"מ).
דוגמה למילוי חשבונית:
